Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Archivierungssoftware erstklassig ist
In weniger als einem halben Jahrhundert hat sich E-Mail zum wichtigsten Kommunikationsmittel in der Geschäftswelt entwickelt. Bestellungen, Anweisungen und Anfragen werden heutzutage alle per E-Mail zugestellt. Es bleibt eine der bequemsten Möglichkeiten, schnell große Mengen (und Größen) von Dateien zu übertragen. Vieles von dem, was ein Unternehmen tut, kann über seine E-Mails nachgelesen werden. Daher ist eine gute E-Mail-Archivierungssoftware nicht nur für Referenzzwecke wichtig, sondern auch für die Einhaltung von Vorschriften.
Zuverlässige Datenspeicherung
Es ist wichtig, dass Ihre E-Mails ordnungsgemäß gespeichert und abgerufen werden. Da wichtige Daten per E-Mail übertragen werden, muss es eine Möglichkeit geben, sie in ihrem ursprünglichen Zustand zu speichern und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die E-Mails ihrer Wahl bei Bedarf abzurufen.
Der zweite Aspekt betrifft die Compliance: Die Regierung selbst erkennt an, dass E-Mails zu einem integralen Bestandteil der Geschäftsabläufe von Unternehmen und Organisationen geworden sind. Aus diesem Grund muss E-Mail Teil jedes Berichts an die Regierung sein.
Das bedeutet, dass Ihre E-Mail-Archivierungssoftware ein zuverlässiges Backup sein sollte. Vorzugsweise sollte dies in Echtzeit und nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen. Durch die Echtzeitprotokollierung von E-Mails wird sichergestellt, dass sich die Korrespondenz weitestgehend im Originalzustand befindet. Wann immer Ihre Mitarbeiter auf gespeicherte E-Mails zugreifen oder Berichte an Regierungsbehörden übermitteln, können Sie sicher sein, dass das, was die Leute sehen, so nah wie möglich an der Originalquelle ist.
Der schnelle Abruf von E-Mails bedeutet erhebliche Zeit- und Arbeitsersparnisse und ein geringeres Risiko unnötiger Doppelarbeit. Auch die Speicherung muss so sicher wie möglich sein, um die Zuverlässigkeit Ihrer E-Mail als Quelle zu gewährleisten. Einige der zuverlässigsten E-Mail-Archivierungsprogramme garantieren eine manipulationssichere Speicherung, indem sie sie hochgradig verschlüsselt und schreibgeschützt halten.
Darüber hinaus ist es von Vorteil, über ein E-Mail-Speichersystem mit mehreren Backups zu verfügen. Da E-Mails einen großen Teil Ihrer Geschäftskommunikation ausmachen, kann der Verlust dieser E-Mails teuer werden. Durch mehrere Backups, die über viele externe Standorte verteilt sind, wird dieser Aufwand vermieden.
Halten Sie Spam fern
Mit der Verbreitung von E-Mails steigt auch Spam. Diese Art von Spam macht weltweit einen großen Teil des E-Mail-Verkehrs aus. Es kann so harmlos sein wie ein Kettenbrief oder äußerst destruktiv wie eine gut getarnte Kommunikation mit einer Viruslast.
Spam ist nicht nur eine Quelle von Ärger oder Viren, sondern kann auch Ihre Posteingänge und Ihren Speicherplatz mit dem digitalen Äquivalent von Junk-Mail überladen. Speicher kostet heutzutage wenig, aber zu viel Spam kann wertvollen Platz beanspruchen. An einem einzigen Arbeitstag können Sie leicht hundert Spam-Nachrichten erhalten, und wenn jede einzelne etwa 10 Kilobyte groß ist, entspricht das leicht einem Megabyte Spam in Ihrem E-Mail-Speicher.
Aus diesem Grund ist es auch wichtig, über einen zuverlässigen Anti-Spam-Dienst zu verfügen. Filter leiten Spam von Ihren Posteingängen weg und ermöglichen ein einfaches Löschen. In Verbindung mit einer hervorragenden E-Mail-Archivierungssoftware ist Ihr Unternehmen auf die Anforderungen des 21. Jahrhunderts vorbereitet.
Source by Mae D O’Connell