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Effiziente Arbeitsplangestaltung für mehr Erfolg

Eine gute Arbeitsplanung sowie ein bedarfs- und leistungsgerechter Einsatz der Mitarbeiter ist die Grundlage für einen effizienten Einsatz der Ressourcen. Die flexible Arbeitsplangestaltung unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen mit schwankenden Personalbesetzungen durch Krankheit oder Urlaub führt aber häufig zu Problemen. Terminkonflikte und -kollisionen sind die Folge. Diese müssen manuell erfasst und behoben werden. Hier sind fachlich wie administrativ schnell Grenzen erreicht. Viele Unternehmen möchten dem Mitarbeiter gern zusätzlich eine gewisse Mitbestimmung bei den Einsätzen einräumen. Seitdem die Arbeitszeiten flexibler geworden sind und auch Arbeitsplätze aus dem Home Office angeboten werden, müssen gewisse Planungen einkalkuliert werden, die gerade für große Unternehmen eine Übersicht verschaffen müssen. Dies kann mit einem professionellem Personalplanungstool automatisiert werden. Auch um Freelancer, saisonale Mitarbeiter, Auszubildende, Studenten und anderweitige Arbeitskräfte einzutragen, die eventuell auch nur für bestimmte Projekte eingeplant werden, kann sich ein Tool mehr als nützlich erweisen.  Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, sowie Mittel und Wege, die zum gewünschten Ziel führen.

Der Einsatz einer professionellen Planung

Über- und Unterbesetzungen lassen sich gezielt mit dem Einsatz flexibler Schicht- oder Einsatzpläne vermeiden. Für den Einsatzleiter ist die Planung trotzdem sehr arbeitsintensiv. Viele Änderungen, wie freie Tage, Schichtzuteilungen oder Krankheitsfälle müssen berücksichtigt werden. Hinzu kommen die nachträgliche Auswertung der Arbeitszeiten, die manuellen Mutationen und Anpassungen und die Weiterleitung an die zuständigen Stellen. Fehlzeiten und Fehlgründe müssen protokolliert, Personalüberhang oder unerwünschte Fehlbesetzungen müssen vermieden werden.

Eine Vielzahl von Details ist zu berücksichtigen. Und bei ungeplanter Abwesenheit des Einsatzplaners können meist nicht alle bedacht werden, weil nicht immer alle Informationen vorliegen. Dies kann schnell zu Problemen führen, die eigentlich mit einer guten, vorausschauenden Planung vermieden werden können.

Keine Struktur – kein Erfolg

Ein System zur Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten ermöglicht eine genaue Abrechnung und die Auswertung der verschiedenen Kriterien. Es gestattet eine langfristige Berücksichtigung von Vorgaben und kann gleichzeitig flexibel Änderungen erfassen und belegen.

Mit einfachen Filtern können spezifische Reporte erstellt und exportiert werden. Das ermöglicht zum Beispiel bei der regelmäßigen Freigabe zu Feiertagen, die Möglichkeit einer langfristigen geordneten Verteilung. Auch wiederholte Fehl- oder Überzeiten können damit kontrolliert und überprüft werden.
Durch den Einsatz einer professionellen Einsatzplanung können Prozesse effizienter gestaltet werden und dadurch Kosten eingespart werden. Es ermöglicht jederzeit einen Überblick über alle Daten und Fakten und erleichtert Entscheidungen. Mit gezielten Anpassungen kann das System an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Verschiedene Optionen ermöglichen maßgeschneiderte Lösungen für jedes Arbeitsumfeld. Alle Prozesse können leicht in verständliche Übersichten dargestellt werden. Das System ist so konzipiert, dass es mit dem eigenen Unternehmen mitwächst. Dies erspart einem nicht nur Ärgernisse, sondern sorgt für Ordnung und Struktur, die für den Erfolg eines Unternehmens mit verantwortlich sein kann.

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